Rechnungsfreigaben im Mittelstand beschleunigen

Wenn Eingangsrechnungen in mittelständischen Unternehmen lange unbearbeitet bleiben, sind Zuständigkeiten oft unklar, jemand erfasst sie zu spät oder niemand klärt Abweichungen. Ein klarer Ablauf zeigt, wer als Nächstes handeln muss, damit Rechnungen rechtzeitig geprüft und bezahlt werden.

Ein gemeinsames Postfach oder ein digitaler Rechnungseingang, klar getrennte Prüfungen, benannte Vertretungen und rechtzeitige Erinnerungen halten Rechnungen in Bewegung. Digitale Freigaben erleichtern die Prüfung, ersetzen aber keine klaren Zuständigkeiten.

Eingangsrechnungen zügig prüfen

Jede Rechnung braucht einen klaren Weg vom Eingang bis zur Zahlung. Dafür dient ein zentrales Postfach oder ein digitaler Rechnungseingang. Papierbelege und PDFs werden zeitnah erfasst. E-Rechnungen mit Daten, die elektronisch verarbeitet werden können, müssen mit diesen Daten weiterverarbeitet werden. So erhält jede Rechnung ein Eingangsdatum und einen sichtbaren Status.

Anschließend prüft die Kreditorenbuchhaltung die formalen Angaben: Ist die Rechnung lesbar und dem richtigen Lieferanten zuzuordnen? Wurde sie vielleicht doppelt eingereicht? Sind Angaben zur Kostenstelle oder zur Bestellung vorhanden? Die zuständige Person sollte fehlende Informationen direkt nachreichen, statt dass die Rechnung in einer allgemeinen Warteschlange liegen bleibt.

Die Person, die eine Ware bestellt oder eine Dienstleistung beauftragt hat, bestätigt dann, ob die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Bei einer Bestellung lassen sich Routinefälle schneller erkennen, wenn jemand Bestellung, Lieferung und Rechnung miteinander vergleicht. Preis-, Mengen- oder Leistungsabweichungen werden gezielt geklärt.

Rollen und Freigaben trennen

Eine Übersicht über die Freigaben sollte festlegen, wer die Leistung bestätigt, wer für das Budget zuständig ist und wer die Zahlung auslösen darf. Die Kreditorenbuchhaltung erfasst und prüft die Rechnung, behält Fristen im Blick und koordiniert Rückfragen. Die anfordernde Person oder die Projektverantwortung bestätigt die Leistung. Die budgetverantwortliche Person entscheidet über die Kostenstelle und gegebenenfalls über Abweichungen. Bei den im Unternehmen festgelegten Beträgen oder Risiken kommen die Geschäftsführung oder weitere zeichnungsberechtigte Personen hinzu.

Das Vier-Augen-Prinzip sorgt für eine unabhängige Kontrolle. Mehrere Personen müssen dafür nicht dieselbe Prüfung wiederholen. Eine Person kann die Lieferung bestätigen, Finance prüft die Rechnung auf formale Angaben und eine budgetverantwortliche Person gibt die Ausgabe frei. Die Zahlung bleibt ein eigener Schritt. Wo es organisatorisch möglich ist, sollten nur getrennte Berechtigungen erlauben, Lieferantendaten zu ändern und Zahlungen freizugeben.

Die GoBD nennen als Kontrollen die Trennung von Aufgaben und Zugriffskontrollen. Dazu kommen Kontrollen beim Erfassen und Abstimmen. Welche Kontrollen passen, hängt von der Geschäftstätigkeit ab. Auch die Organisation und die eingesetzten Systeme spielen eine Rolle. Nach den GoBD ist dieselbe doppelte Genehmigung nicht für jede Rechnung allgemein vorgeschrieben. Zusätzliche Prüfungen sollten sich nach den Risiken des Unternehmens richten.

Liegezeiten sichtbar machen

Eine Freigabe verzögert sich leicht, wenn niemand klar zuständig ist oder eine abwesende Person keine Vertretung hat. Legen Sie deshalb für jede Rechnungsart und Kostenstelle eine verantwortliche Person und eine Vertretung fest. Unabhängige Prüfungen können gleichzeitig laufen. Die budgetverantwortliche Person sollte die Ausgabe aber erst freigeben, wenn sie genug über die Leistung und den Zweck der Ausgabe weiß.

Im digitalen Ablauf braucht jede offene Rechnung einen aktuellen Status, eine zuständige Person und den Zeitpunkt der letzten Aktion. Erinnern Sie die Person, bevor die interne Zielzeit abläuft. Reagiert sie nicht oder ist der Zahlungstermin gefährdet, leiten Sie die Rechnung an die Vertretung oder die nächsthöhere zuständige Person weiter.

Kennzeichnen Sie Abweichungen mit einem eigenen Klärungsstatus. Dazu gehören eine fehlende Bestellung, eine unvollständige Bestätigung der Leistung oder ein strittiger Rechnungsbetrag. Halten Sie fest, wer die Rückfrage klärt und was als Nächstes zu tun ist. So bleibt die Rechnung auffindbar, auch wenn Sie den Vorgang nicht sofort abschließen können.

Interne Zielzeiten, etwa für die Erfassung oder Standardfreigabe, sind betriebliche Vorgaben und keine allgemeinen gesetzlichen Fristen. Legen Sie sie anhand des eigenen Rechnungsmixes fest und prüfen Sie, ob sie eingehalten werden. Fälligkeit und Skontofrist müssen vom Rechnungseingang an im Blick bleiben, damit die Eskalation nicht erst am Zahlungstermin beginnt.

Typische Verzögerungen beheben

Rechnungen in persönlichen E-Mail-Postfächern oder Papiermappen geraten leicht aus dem Blick; ein zentraler Eingang und die Erfassung des Eingangsdatums geben allen Rechnungen einen gemeinsamen Startpunkt. Legen Sie fest, wer Rechnungen nach Kostenstelle, Projekt oder Rechnungsart freigibt. Bei Urlaub oder Krankheit übernimmt die vorher benannte Vertretung.

Rückfragen gehen leicht verloren, wenn sie nur per E-Mail weitergegeben werden. Halten Sie deshalb den Grund der Rückfrage, die zuständige Person und den nächsten Schritt im Rechnungsstatus fest. Unabhängige Freigaben können Sie gleichzeitig anfragen. Bei Standardrechnungen sind dieselben zusätzlichen Prüfungen nicht nötig. Rechnungen von neuen Lieferanten und Rechnungen ohne Bestellung gehören zu den Fällen mit zusätzlichem Prüfbedarf. Das gilt auch für Rechnungen mit hohen Beträgen oder auffälligen Abweichungen.

Auch die Zahlungsfreigabe bremst den Ablauf, wenn sie mit der inhaltlichen Rechnungsprüfung vermischt wird. Kennzeichnen Sie deshalb getrennt, ob jemand die Rechnung geprüft, zur Zahlung freigegeben oder bereits bezahlt hat. Geänderte Bankdaten müssen Sie nach einem eigenen, nachvollziehbaren Prüfweg kontrollieren.

E-Rechnungen in den Freigabeprozess übernehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Für die Umsatzsteuer gilt eine Rechnung als E-Rechnung, wenn sie strukturierte Daten enthält, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein gewöhnliches PDF gilt seit diesem Stichtag als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.

Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln: Grundsätzlich dürfen Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für bestimmte Rechnungsaussteller gelten verlängerte Übergangsfristen. Nach Ablauf der jeweils geltenden Übergangsfrist greifen die Vorgaben zur E-Rechnung für die betroffenen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Prüfen Sie die konkreten Anforderungen für Ihren Fall anhand der aktuellen amtlichen Informationen.

Der digitale Versand allein beschleunigt die Freigabe nicht. Die Rechnungsdaten müssen beim Eingang erfasst und in die Prüfung übernommen werden. Eine Studie von IW Consult mit 201 mittelständischen Unternehmen aus dem Frühjahr 2025 ermittelte eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von neun Minuten pro Papierrechnung, sieben Minuten pro digitaler Rechnung ohne strukturierte Daten und sechs Minuten pro E-Rechnung. Diese Werte zeigen den Bearbeitungsaufwand pro Rechnung, nicht die gesamte Zeit bis zur Freigabe oder Zahlung.

Verzögerungen messen

Messen Sie die einzelnen Abschnitte vom Rechnungseingang bis zur Zahlung getrennt. Die Zeit bis zur Erfassung unterscheidet sich von der Wartezeit auf eine Freigabe und von der Zeit bis zur Zahlung. Aussagekräftige Kennzahlen sind zum Beispiel die Dauer jeder Freigabestufe, der Anteil rechtzeitig bezahlter Rechnungen und die Zahl verpasster Skonti. Erfassen Sie auch, wie oft Rückfragen, fehlende Bestellungen oder Abweichungen eine Rechnung aufhalten.

Legen Sie für jede Kennzahl genau fest, wann die Messung beginnt und endet. Dass eine Rechnung im System verfügbar ist, bedeutet zum Beispiel nicht, dass sie bereits freigegeben ist. Vergleiche von Anbietern können Hinweise zur Erfassungszeit geben, zeigen aber nicht automatisch die Lage im gesamten Mittelstand. Umfragen zu verspäteten Zahlungen zeigen ebenfalls nicht, wie lange die interne Freigabe gedauert hat. Unterscheiden Sie deshalb zwischen internen Verzögerungen, strittigen Rechnungen und Zahlungsverzug aus anderen Gründen.