So wählen Sie den passenden Factoring-Anbieter aus

Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen stellt, kauft ein Factoring-Anbieter diese Forderungen und zahlt Ihnen einen Teil des Rechnungsbetrags vorab aus. Welcher Anbieter passt, hängt davon ab, welche Rechnungen er annimmt, welche Risiken er übernimmt und welche Gesamtkosten anfallen.

Vergleichen Sie die Angebote mit denselben Umsatz- und Kundendaten. Achten Sie neben den Gebühren auch darauf, wann und wie viel der Anbieter auszahlt, wer Ihre offenen Rechnungen verwaltet, ob er Ihre Branche kennt, wie lange Sie gebunden sind und wie der digitale Datenaustausch läuft. Ein niedriger Gebührensatz sagt nichts über die Gesamtkosten aus.

Factoringkosten vollständig vergleichen

Bitten Sie jeden Anbieter, sein Angebot mit denselben Angaben zu berechnen: Ihrem erwarteten Jahresumsatz, der Zahl und Höhe Ihrer Rechnungen, den Zahlungszielen, Ihrer Kundenstruktur und der geplanten Nutzung. Lassen Sie sich die Gesamtkosten als Eurobetrag und als Anteil am Umsatz der angekauften Forderungen nennen.

Die Kosten können sich aus mehreren Teilen zusammensetzen: einer Gebühr für den Kauf der Forderungen und den Service, Zinsen auf den ausgezahlten Betrag sowie weiteren Entgelten. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für die Prüfung von Kundenlimits, die Einrichtung oder die Bearbeitung einzelner Rechnungen. Fragen Sie, welche Leistungen die Gebühr abdeckt und was extra kostet. Klären Sie auch, ob die Zinsen nur für den ausgezahlten Betrag und die tatsächliche Laufzeit anfallen.

Die veröffentlichten Gebühren lassen sich nur bedingt vergleichen. Anbieter berechnen sie auf unterschiedliche Beträge und schließen verschiedene Leistungen ein. Eine Beispielrechnung mit Ihren Daten ist daher aussagekräftiger als ein allgemeiner Prozentsatz. Bitten Sie den Anbieter auch, ein ungünstigeres Szenario zu berechnen, zum Beispiel mit längeren Zahlungszielen oder weniger angekauften Forderungen.

Vergleichen Sie Factoring nicht nur mit dem Zinssatz eines Bankkredits. Der Anbieter kann auch das Risiko übernehmen, dass ein Kunde nicht zahlt, und Ihre offenen Kundenrechnungen verwalten. Ob sich der Preis dafür lohnt, hängt davon ab, welche Kosten und welche Arbeit in Ihrem Unternehmen dadurch wegfallen.

Auszahlung und Service prüfen

Fragen Sie, welchen Anteil der Rechnungssumme der Anbieter zunächst auszahlt und wann er den Rest freigibt. Als grobe Orientierung nennt die IHK Köln häufig eine Vorauszahlung von 80 bis 90 Prozent; der Deutsche Factoring-Verband nennt einen Sicherheitseinbehalt von meist 10 bis 20 Prozent. Das sind keine verbindlichen Marktstandards. Entscheidend ist, was im konkreten Angebot steht und unter welchen Bedingungen der Einbehalt freigegeben wird.

Klären Sie, ob der Anbieter jede eingereichte Rechnung kauft oder einzelne Rechnungen ablehnen kann. Fragen Sie, wie schnell er Ihnen mitteilt, bis zu welchem Betrag er Forderungen eines bestimmten Kunden ankauft oder absichert. Dieser Höchstbetrag heißt Debitorenlimit. Erkundigen Sie sich auch, wann der Anbieter nach Einreichung der Rechnung auszahlt.

Klären Sie auch, wer die Buchhaltung für offene Kundenrechnungen, die Mahnungen und gegebenenfalls das Inkasso übernimmt. Wenn der Anbieter diese Aufgaben übernimmt, sparen Sie interne Arbeit. Vorgefertigte Mahnungen können aber die Beziehung zu wichtigen Kunden belasten. Vereinbaren Sie deshalb, ob Sie die Mahntexte und nächsten Schritte abstimmen können und wann der Anbieter Sie über kritische Fälle informiert.

Branchenkenntnis an Forderungen messen

Legen Sie dem Anbieter konkrete Rechnungsbeispiele vor und fragen Sie, ob er solche Forderungen ankauft. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Leistungen in mehreren Abschnitten abrechnen oder Ihre Forderungen oft von Abnahmen, Mängeln oder Nachweisen abhängen.

Bei Bau- und Werkverträgen erschweren Abschlags- und Schlussrechnungen, Abnahmen, Gewährleistungsfristen und Einwände des Auftraggebers die Prüfung. Das gilt auch, wenn Kunden Leistungen regelmäßig beanstanden oder Rechnungen vom Fortschritt eines Projekts abhängen. Ein Anbieter, der vor allem einfache Rechnungen für Lieferungen bearbeitet, übernimmt solche Fälle nicht automatisch.

Fragen Sie auch, ob der Anbieter Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, Privatkunden oder ausländische Kunden ankauft. Welche Branchen im deutschen Factoringmarkt häufig vertreten sind, sagt nicht aus, ob ein bestimmter Anbieter Ihre Rechnungen annimmt. Lassen Sie sich die Bedingungen für Ihre Fälle schriftlich bestätigen.

Vertragsklauseln genau lesen

Beginnen Sie mit der Frage, ob es sich um echtes oder unechtes Factoring handelt. Beim echten Factoring übernimmt der Anbieter grundsätzlich das Ausfallrisiko des Debitors, also das Risiko, dass dieser zahlungsunfähig wird. Beim unechten Factoring bleibt dieses Risiko beim Unternehmen. Lesen Sie dennoch die genaue Vertragsregelung: Der Schutz gegen einen Zahlungsausfall bedeutet nicht automatisch, dass der Anbieter auch für unwirksame, bestrittene oder nicht abtretbare Forderungen einsteht.

Prüfen Sie, ob Sie alle Forderungen oder alle Forderungen an bestimmte Kunden anbieten müssen. Achten Sie außerdem auf Ablehnungsgründe, Rückbelastungen, Mindestumsätze, Mindestgebühren und Kosten, falls Sie weniger Forderungen einreichen als geplant. Entscheidend ist auch, unter welchen Bedingungen der Anbieter ein Limit kürzen oder eine Forderung nicht ankaufen darf.

Der Vertrag sollte klar regeln, wie lange er läuft, welche Kündigungsfrist gilt und ob er sich automatisch verlängert. Prüfen Sie, wann er endet und welche Kosten bis dahin anfallen. Auch die Höhe des Sicherheitseinbehalts und der Zeitpunkt seiner Freigabe müssen eindeutig feststehen. Angaben zu Laufzeiten und Kündigungsfristen in allgemeinen Ratgebern sind keine verbindlichen Branchenstandards.

Achten Sie auf Abtretungsverbote in Kundenverträgen. § 354a HGB kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Abtretung von Geldforderungen trotz eines vertraglichen Abtretungsausschlusses wirksam machen. Der Schuldner kann unter den gesetzlichen Bedingungen trotzdem mit befreiender Wirkung an den bisherigen Gläubiger zahlen. Ob die Vorschrift auf Ihre Forderung zutrifft, hängt vom konkreten Geschäft und Schuldner ab. Lassen Sie unklare Abtretungs-, Rückgriffs- oder Garantiebedingungen rechtlich prüfen.

Den digitalen Ablauf testen

Ein Anbieterportal macht die Abwicklung nicht automatisch einfacher. Prüfen Sie, wie Sie Rechnungen und Gutschriften einreichen und ob sich Daten importieren oder direkt mit Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software austauschen lassen. Klären Sie auch, wie das Portal Rückfragen, Ablehnungen und Änderungen an Kundenlimits anzeigt.

Bitten Sie den Anbieter, einen typischen Vorgang vorzuführen: eine Rechnung einreichen, eine Rückfrage beantworten, eine Zahlung nachverfolgen und eine Gutschrift korrigieren. Fragen Sie auch, was bei doppelten oder fehlerhaften Übermittlungen passiert und welche Hilfe Sie bei der Einrichtung erhalten. Wenn der Anbieter ein Portal oder eine Softwareanbindung nennt, lassen Sie sich zeigen, wie sie mit Ihrer Buchhaltung funktioniert.

Fragen an Factoring-Anbieter

Nutzen Sie die folgenden Fragen im Erstgespräch und gleichen Sie die Antworten anschließend mit Angebot und Vertrag ab:

• Welche unserer Forderungsarten kaufen Sie an, und welche schließen Sie aus?
• Wie behandeln Sie Abschlags-, Projekt- und Schlussrechnungen sowie Forderungen mit Abnahmebedingungen?
• Handelt es sich um echtes oder unechtes Factoring, und für welche Debitoren und Beträge gilt die Risikoübernahme?
• Wann dürfen Sie Rechnungen ablehnen, zurückbelasten oder nur teilweise finanzieren?
• Welche Gebühren, Zinsen und Zusatzkosten fallen an? Auf welchen Betrag und Zeitraum berechnen Sie die Zinsen?
• Wie hoch ist die erste Auszahlung, und wann geben Sie den Sicherheitseinbehalt frei?
• Wer übernimmt Buchhaltung, Mahnwesen und Inkasso, und wie stimmen Sie die Kundenansprache mit uns ab?
• Welche Schnittstellen gibt es zu unserer Buchhaltung oder unserem ERP, und wie laufen Gutschriften und Korrekturen?
• Sind Laufzeit, Kündigung, Verlängerung, Mindestumsatz und Folgen einer Unterschreitung im Angebot klar ausgewiesen?
• Beruht die Beispielrechnung auf denselben Umsatz-, Rechnungs- und Kundendaten wie die Vergleichsangebote?

Lassen Sie sich Antworten zu Ausschlüssen, Rückbelastungen, Kosten und Auszahlung schriftlich geben. Vergleichen Sie außerdem alle Vertragsanlagen und Zusatzvereinbarungen, nicht nur das Preisblatt. Prüfen Sie bei der zuständigen offiziellen Stelle, ob der Anbieter die erforderliche Erlaubnis hat. Factoring ist in Deutschland grundsätzlich erlaubnispflichtig; die genaue rechtliche Einordnung hängt vom Anbieter ab.